Aliran Informasi dalam Organisasi
A. SIFAT ALIRAN INFORMASI
Guetzkow (1965) menyatakan bahwah aliran informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi dalam tiga cara: serentak, berurutan, atau kombinasi dari kedua cara ini.
1. Penyebaran Pesan Secara Serentak
Sebagian besar dari komunikasi organisasi berlangsung dari orang ke orang, atau diadik, hanya melibatkan sumber pesan dan penerima –yang mengiterprestasikan pesan- sebagai tujuan akhir. Banyak organisasi yang mengeluarkan terbitan khusus, berbentuk majalah atau selebaran yang diposkan kepada semua anggota organisasi. Bila semua anggota departemen, fakultas, atau bagian-bagian lain menerima suatu imformasi dalam waktu yang bersamaan, proses ini disebut penyebaran pesan secara serentak.
Pemilihan teknik penyebaran yang berdasarkan pada waktu (tiba secara serentak) memerlukan pemikiran metode penyebaran yang sedikit berbeda dari yang biasa kita kerjakan. Di pihak lain, suatu pertemuan mungkin merupakan cara untuk menyampaikan informasi kepada setiap anggota organisasi pada saat yang sama; tetapi seperti yang dapat anda duga, tidak semua orang dapat hadir karena pertemuan cukup jauh. Memo merupakan media tertulis sedangkan pertemuan adalah bentuk lisan, atau suatu media tatap muka. Salah satu dari kedua metode tersebut atau kedua-duanya mungkin melancarkan penyebaran informasi secara serentak kepada sekelompok anggota organisasi; salah saatu kedua-duanya mungkin pula tidak efektif.
Dengan berkembangnya media telekomunikasi, tugas menyebarkan informasi kepada semua anggota secara serentak menjadi lebih sederhana bagi sebagian organisasi. Dengan berkembangnya sistem kabel dan telepon yang lebih canggih, dirangkaikan dengan video, semua organisasi dapat berhubungan secara visual dan vokal antara satu dengan yang lainnya sambil tetap berada di tempat kerja masing- masing. Penyebaran pesan secara serentak mungkin suatu cara yang lebih umum, lebih efektif dan efisien daripada cara lainnya untuk melancarkan aliran informasi dalam suatu organisasi.

2. Penyebaran Pesan Secara Berurutan
Haney (1962) mengemukakan bahwah ‘’penyampaian pesan berurutan merupakan bentuk komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam organisasi’’ . penyebaran informasi berurutan meliputi perluasan bentuk penyebaran diadik, jadi pesan disampaikan dari si A kepada si B kepada si C kepada si D kepada si E dalam serangkaian transaksi dua orang; dalam hal ini setiap individu kecuali orang ke 1 (sumber pesan), mula-mula menginterpretasikan pesan yang diterimanya, dan kemudian meneruskan hasil interpretasinya kepada orang berikutnya dalam rangkaian tersebut.
Penyebaran pesan berurutan memperlihatkan pola ”siapa berbicara kepada siapa”. penyebaran tersebut mempunyai suatu pola sebagai salah satu ciri terpentingnya, Bila pesan disebarkan secara berurutan, penyebaran informasi berlangsung dalam waktu yang tidak beraturan, jadi infomasi tersebut tiba ditempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda pula. Individu cenderung menyadari adanya informasi pada waktu yang berlainan. karena adanya perbedaan dalam menyadari informasi tersebut, mungkin timbul masalah dalam koordinasi. Adanya keterlambatan dalam penyebaran informasi akan menyebabkan informasi itu sulit digunakan untuk membuat keputusan karena ada orang yang belum memperoleh informasi. Bila jumlah orang yang harus diberi informasi cukup banyak, proses berurutan memerlukan waktu yang lebih lama lagi untuk menyampaikan informasi kepada mereka.

B. POLA ALIRAN INFORMASI
Katz dan Kahn (1966) menunjukan bahwa pola atau keadaan urusan yang teratur mensyaratkan bahwa komunikasi di antara anggota sistem tersebut di batasi. Sifat asal organisasi mengisyaratkan pembatasan mengenai siapa yang berbicara kepad siapa. Burrges (1969) mengamati bahwa karakter komunikasi yang ganjil dalam organisasi adalah bahwa ‘’pesan mengalir menjadi amat teratur sehinggah kita dapat berbicara tenang jaringan atau struktur komunikasi’’, ia juga menyatakan bahwa organisasi formal mengendalikan struktur komunikasi dengan menggunakan sarana tertentu seperti penunjukan otoritas dan hubungan-hubungan kerja, penetapan kantor, dan fungsi-fungsi komunikasi khusus.
Pola roda adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral. Orang yang dalam posisi sentral menerima kontak dan infomasi yang disediakan oleh anggota organisai lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota lainnya. Pola lingkaran memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui sejenis sestem pengulangan pesan. Tidak seorang anggotapun yang dapat berhubungan langsung dengan semua anggota lainnya, demikian pula tidak ada anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh informasi yang diperlukan untuk memecahkan persoalan.
Pola lingkaran –meliputi kombinasi orang-orang penyampai pesan cenderung lebih baik daripada pola roda –yang mencakup aliran komunikasi yang amat terpusat – dalam keseluruhan aksesibilas anggota antara yang satu dengan yang lainnya, moral atau kepuasan terhadap prosesnya, jumlah pesan yang dikirimkan, dan kemampuan beradaptasi dengan perubahan –perubahan dalam tugas; di pihak lain, pola roda memungkinkan pengawasan yang lebih baik atas aliran pesan, kemunculan seorang pemimpin bisa lebih cepat dan organisasi lebih stabil, menunjukan kecermatan tinggi dalam pemecahan masalah, cepat dalammemecakan masalah, tetapi terlihat cenderung mengalami kelebihan beban pesan dan pekerjaan.
Burgess (1969) mengamati bahwa sebagai upaya untuk memecahkan masalah dalam eksperimen-eksperimen, para anggota kelompok harus ‘’belajar bagaimana menangani peralatan eksperimen dengan benar dan efesien; dan bagai mana mengefisienkan pengiriman pesan kepada satu atau beberapa posisi yang dihubungkan dengan pesan-pesan tersebut”.
Ada 6 (enam) peranan jaringan komunikasi yaitu :
1. Opinion Leader, adalah pimpinan informal dalam organisasi.
2. Gate keepers, adalah individu yang mengontrol arus informasi di antara anggota organisasi.
3. Cosmopolites, adalah individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya.
4. Bridge, adalah anggota kelompok atau klik dalam satu organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan anggota kelompok lainnya.
5. Liasion, adalah sama peranannya dengan bridge tetapi individu itu sendiri bukanlah anggota dari satu kelompok tetapi dia merupakan penghubung di antara satu kelompok dengan kelompok lainnya.
6. Isolate, adalah organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi.

C. ARAH ALIRAN INFORMASI
1. Komunikasi Kebawah
Komunikasi kebawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para pegawai; namun, dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok manajemen (Davis, 1967).
Ada lima (5) jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan (Katz & Khan, 1966) :
1. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan,
2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan,
3. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi,
4. Informasi mengenai kinerja pegawai
5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas.
Pemilihan Metode dan Media
Level (1972) mensurvei para penyedia dan meminta mereka untuk menilai keefektifan kombinasi-kombinasi yang berbeda dari metode-metode untuk berbagai jenis situasi komunikasi yang berlainan. Ada empat metode sebagai berikut (1) tulisan saja, (2) lisan saja,(3) tulisan di ikuti lisan, dan (4) lisan di tulisan.
Ada enam kriteria yang sering digunakan untuk memilih metode penyampaian informasi kepada pegawai (level dan galle, 1988).
1. Ketersediaan. Metode-metode yang tersedia dalam organisasi cenderung dipergunakan. Setelah menginventarisasikan metode yang tersedia, organisasi dapat memutuskan metode apa yang dapat di tambahkan untuk suatu program keseluruan yang lebih efektif.
2. Biaya. Metode yang dinilai paling murah cenderung dipilih untuk penyebaran informasi rutin dan yang tidak mendesak. Bila diperlukan atau diinginkan penyebaran informasi yang tidak rutin dan mendesak, metode yang lebih mahal tetapi lebih cepat dapat digunakan.
3. Pengaruh. Metode yang tampaknya memberi pengaruh atau kesan paling besar sering dipilih daripada metode yang baku.
4. Relevansi. Metode yang tampak paling relevan dengan tujuan yang ingin dicapai akan lebih sering dipilih. Bila tujuannya singkat dan sekedar menyampaikan informasi, dapat dilakukan dengan pembicaraan diikuti oleh memo. Bila tujuannya menyampaikan masalah yang rinciannya rumit, metode laporan teknis tertulis adalah metode yang mungkin akan dipilih.
5. Respons. Metode yang dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakah dikehendaki atau diperlukan respons khusus terhadap infomasi tersebut.
6. Keahlian. Metode yang tampaknya sesuai dengan kemampuan pengirim untuk menggunakannya dan dengan kemampuan penerima untuk memahaminya cenderung digunakan daripada metode yang tampaknya di luar kemampuan komunikator atau di luar kemampuan pemahaman pegawai yang menerimanya.

2. Komunikasi ke Atas
Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia).
Komunikasi ke atas penting karena beberapa alasan.
1. Aliran informasi ke atas memberi onformasi berharga untuk pembuatan kepusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orng-orang lainnya (Sharma,1979).
2. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka (Planty & Machaver, 1952).
3. Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul kepermukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya (Conboy, 1976).
4. Komunikasi ke atas menumbuhkan aspresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi (Planty & Machaver, 1952).
5. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah (Planty & Machaver, 1952).
6. Komunikasi keatas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut (Harriman, 1974).

Sharma (1979) mengemukakan empat alasan mengapa komunikasi keatas terlihat amat sulit:
1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka.
2. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada masalah pegawai.
3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi keatas yang dilakukan pegawai.
4. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.

Planty dan Machaver (1952) mengemukakan tujuh prinsip sebagai pedoman komunikasi ke atas.
1. Harus direncanakan.
2. Berlangsung secara berkesinambungan.
3. Menggunakan saluran rutin.
4. Menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah.
5. Mencakup mendengarkan secara objektif.
6. Mencakup tindakan untuk menanggapi masalah.
7. Menggunakan berbagai media dan metode untuk meningkatkan aliran informasi.

3. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal, yaitu Informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang sama tingkat otoritasnya. Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama.
Tujuan komunikasi horizontal :
1. Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja.
2. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan.
3. Untuk memecahkan masalah.
4. Untuk memperoleh pemahaman bersama.
5. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan.
6. Untuk menumbuhkan dukungan antarpersona.
Bentuk komunikasi horizontal yang paling umum mencakup semua jenis kontak antarpersona. Bahkan bentuk komunikasi horizontal tertulis cenderung menjadi lebih lazim. Komunikasi horizontal paling sering terjadi dalam rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telepon, memo dan catatan, kegiatan sosial dan lingkaran kualitas. Lingkaran kualitas adalah sebuah kelompok pekerja sukarela yang berbagi wilayah tanggung jawab. Yang penting kelompok ini adalah kelompok kerja biasa yang membuat atau memperbaiki suatu produk. Lingkaran kualitas umumnya diberi tanggung jawab penuh untuk mengenali dan memecahkan masalah (Yager, 1980).
Saluran ini memungkinkan individu-individu mengoordinasikan tugas-tugas, membagi informasi, memecakan masalah, dan menyelesaikan konflik. Komunikasi horizontal dilakukan melalui kontak pribadi,telepon, email, memo, voice mail, dan rapat.
Untuk meningkatkan komunikasi horizontal, perusahaan (1) melatih karyawan dalam kerjasama tim dan tekhnik komunikasi, (2) membangun sistem penghargaan berbasis pencapaian tim alih-alih pecapai individu, dan (3) mendorong partisipasi penuh dalam fungsi-fungsi tim.

4. Komunikasi Lintas-Saluran
Komunikasi lintas saluran, adalah informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang tidak menjadi atasan ataupun bawahan satu dengan yang lainnya. Mereka menempat bagian fungsional yang berbeda.
Spesialis staf (staff specialists) biasanya paling efektif dalam komunikasi lintas-saluran karena biasanya tanggung jawab mereka muncul di beberapa rantai otoritas perintah dan jaringan yang berhubungan dengan jabatan.
Fayol (1916-1940) menunjukkan bahwa komunikasi lintas-saluran merupakan hal yang pantas, bahwa perlu pada suatu saat, terutama bagi pegawai tingkat lebih rendah dalam suatu saluran.
Pentingnya komunikasi lintas-saluran dalam organisasi mendorong Keith Davis (1967) untuk menyatakan bahwa penerapan tiga prinsip berikut akan memperkokoh peranan komunikasi spesialis staf:
1. Spesialis staf harus dilatih dalam keahlian berkomunikasi.
2. Spesialis staf perlu menyadari pentingnya peranan komunikasi mereka.
3. Manajemen harus menyadari peranan spesialis staf dan lebih banyak lagi memanfaatkan peranan tersebut dalam komunikasi organisasi.

5. Komunikasi Informal, Pribadi, Atau Selentingan
Dalam istilah komunikasi, selentingan digambarkan sebagai ‘’metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa’’ (Stein, 1967). Komunikasi informal cenderung mengandung laporan ‘’rahasia’’ tentang orang-orang dan peristiwa yang tidak mengalir melalui saluran perusahaan yang formal. Informasi yang diperoleh melalui selentingan lebih memperhatikan ‘’apa yang dikatakan atau didengar oleh seseorang’’ daripada apa yang dikeluarkan oleh pemegang kekuasaan. Paling tidak sumbernya terlihat ‘’rahasia’’ meskipun informasi itu sendiri bukan rahasia.
Sifat-Sifat Selentingan
Meskipun penelitian tentang sifat-sifat selentingan tidak ekstensif, sifat-sifat selentingan cukup lengkap seperti digambarkan berikut ini (W. L. Davis dan O’Connor, 1977):
1. Selentingan berjalan terutama melalau interaksi mulut ke mulut.
2. Selentingan umumnya bebas dari kendala-kendala organisasi dan posisi.
3. Selentingan meyebarkan informasi dengan cepat.
4. Jaringan kerja selentingan digambarkan sebagai suatu ‘’rantai kelompok’’ karena setiap orang menyampaikan selentingan cendrung mengabarkannya kepada sekelompok orang daripada hanya kepada satu orang saja.
5. Para peserta dalam jaringan kerja selentingan cendrung menjalankan satu dari tiga peranan berukut: penghubung, penyendiri, atau pengakhir (dead-enders) -mereka yang biasanya tidak melanjutkan informasi.
6. Selentingan cenderung lebih merupakan produk suatu situasi daripada produk orang-orang dalam organisasi tersebut.
7. Semakin cepat seseorang mengetahui suatu peristiwa yang baru saja terjadi, semakin besar kemungkinan ia menceritakannya kepada orang-orang lainnya.
8. Bila suatu informasi yang disampaikan pada seseorang menyangkut sesuatu yang menarik perhatiannya, semakin besar kemungkinan ia menyampaikan informasi tersebut kepad orang-orang lainnya.
9. Aliran utama informasi dalam selentingan cenderung terjadi dalam kelompok-kelompok fungsional daripada antara kelompok-kelompok tersebut.
10. Umumnya, 75% - 90% dari rincian pesan yang di sampaikan oleh selentingan adalah cermat; namun, seperti dikemukakan Keith Davis (1967) ‘’orang-orang cenderung beranggapan bahwa selentingan kurang cermat daripada yang sebenarnya, karena kesalahan-kesalahannya lebih dramatik dan akibatnya lebih bekesan dalam ingatan daripada kecermatan rutin seha-harinya. Selanjutnya, bagian-bagian yang kurang cermat seringkali lebih penting’’.
11. Informasi selentingan biasanya tidak lengkap, menghasilkan kesalahan interpretasi bahkan bila rinciannya cermat.
12. Selentingan cenderung mempengaruhi organisasi, apakah untuk kebaikan atau keburukan; jadi pemahaman mengenai selentingan dan bagaimana selentingan ini dapat memberi andil positif kepada organisasi merupakan hal yang penting.

Jumlah dan akibat pesan yang mengganggu, yang berlangsung melalui selentingan, dapat dikendalikan dengan menjaga saluran komunikasi formal tetap terbuka, yang memberi kesempatan berlangsungnya komunikasi ke atas, ke bawah, horizontal, dan lintas- saluran yang terus terang, cermat, dan sensitive. Hubungan penyelia-bawahan yang efektif nampaknya penting untuk mengendalikan informasi selentingan. Penyelia dan menajer harus memberitahu pegawai bahwa mereka mengerti dan menerima informasi melalui seletingan tersebut, terutama bila hal itu mengungkapkan sesuatu yang menyangkut perasaan pegawai, bahkan bila informasinya tidak lengkap dan tidak selalu cemat.
Di beberapa organisasi atau perusahaan yang masih memegang budaya timur, tentu saja para bawahan masih segan atau sungkan untuk menyampaikan keberatan-keberatan mereka terhadap kebijaksanaan organisasi kepada atasan mereka. Pelampiasannya melalui komunikasi antar anggota-anggota organisasi dalam bentuk informal yaitu selentingan ini.
Cara penanganan terhadap informasi yang mengalir tentu saja berbeda-beda bagi tiap-tiap organisasi. Tetapi untuk hal ini mungkin bisa saja dijadikan sebagai contoh penanganan suatu masalan dalam organisasi. Jadi penting bagl para manajer atau penyelia memahami dan membantu agar selentingan bermanfaat bagi organisasi. Informasi yang sifatnya negatif belum tentu menghasilkan hal yang negatif juga. Itu tergantung bagaimana kita menangani dan menyikapi hal negatif tersebut.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa selentingan merupakan saluran alternative kedua yang paling sering dipergunakan dalam komunikasi organisasional. (Saluran yang paling sering digunakan adalah saluran langsung pegawai-atasan). Sebagai sumber informasi, selentingan berada di urutan kedua dari bawahan dari segi dapat dipercaya dan dikehendaki. Jadi, selentingan dianggap penting oleh pegawai, tetapi tidak selalu sebagai saluran komunikasi yang lebih disukai dalam organisasi.
0 Responses

Poskan Komentar


  • ShoutMix chat widget
    [Clos]

    Jumlah Pengunjung